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Por Orlando Vargas, Certification Manager SGS Colombia.

Saludos, estimados lectores. En esta ocasión la columna estará dedicada a la formación de auditores, tanto internos como de segunda y tercera parte.  En los sistemas de gestión, la labor de los auditores es fundamental para el mantenimiento y mejoramiento, su función es verificar el funcionamiento y se puede decir que son quienes vigilan que el sistema  esté activo y aportando a la eficacia y eficiencia de la organización.  Desde luego que debe quedar claro que el funcionamiento del sistema no depende del auditor;  la alta dirección, la gerencia media y los dueños de los procesos son los responsables de la implementación, el mantenimiento y mejoramiento del  sistema.  Los auditores, al verificar el mantenimiento del sistema, identifican las deficiencias y de allí nace una de las entradas para  las acciones correctivas. De esta manera las auditorías internas se convierten en el motor que impulsa el mejoramiento de los sistemas.

Siendo las auditorías uno de los procesos centrales de los SG – Sistemas de Gestión -  se requiere que los auditores sean competentes y tengan la formación adecuada.  En el proceso de selección y formación se debe cumplir básicamente con cuatro requisitos de competencia y un quinto requisito relacionado con los atributos personales.  Estos requisitos son:

1.  Conocimiento y experiencia del sistema de gestión a auditar.

Este requisito se refiere a que el auditor debe conocer de cada sistema, si es de calidad, se debe conocer de técnicas de control y aseguramiento de la calidad, de estadística, de funcionamiento de los procesos de la organización, de técnicas (herramientas) de mejoramiento de procesos.  Si el auditor es de sistema ambiental, se requiere que conozca de los aspectos ambientales,  de cómo las actividades de la empresa impactan a los diferentes elementos del medio ambiente.  Si el auditor es de Seguridad y Salud Ocupacional se requiere que conozca de los peligros que puedan tener las actividades de la empresa  en la salud ocupacional de los trabajadores.  Por la naturaleza de esta competencia, el conocimiento se obtiene básicamente por experiencia laboral.

2.  Conocimiento y  experiencia en la norma respectiva del sistema de gestión. 

Este requisito se obtiene por el estudio, conocimiento y experiencia en la norma a auditar, y complementa el requisito anterior. Existen  personas que pueden trabajar en temas ambiéntales y no conocer de ISO 14001, o trabajar en control   y aseguramiento de la calidad y no conocer de ISO 9001, o trabajar en salud ocupacional y no conocer de OHSAS 18001.  

3. Formación en técnicas de auditoría.

Los cursos de formación como auditor enseñan las técnicas de auditoría, las técnicas de entrevistas y metodologías de evaluación de procesos. Estos cursos están diseñados de acuerdo a la norma ISO 19001. 

4. Formación en sitio. 

Los procesos de inducción y de entrenamiento como auditor son esenciales para que el auditor adquiera las máximas habilidades y destrezas.  Los procesos de observación y acompañamiento por parte de auditores líderes  experimentados son esenciales en la formación de nuevos auditores. A través de esta metodología se transmiten las buenas prácticas de un auditor a otro.

5. Atributos personales.  

La auditoría es una actividad en la cual los atributos personales del auditor son de gran importancia.  El auditor, además de competencias del hacer y del saber, debe tener competencias del ser. Atributos como: habilidad  y asertividad  en la comunicación,  discreción, diplomacia, manejo eficaz del tiempo, le imparten  a los auditores alto nivel de profesionalismo. Estos atributos están listados en el numeral 7.2.2 de la norma ISO 19011: 2011.  En la actualidad no se concibe un buen auditor con gran competencia técnica pero con bajo nivel de tacto personal o de comunicaciones dictatoriales. Este tipo de auditores ya no son aceptados ni bienvenidos en las organizaciones. Cuando un auditor cumple  con los requisitos de formación anteriores será un buen auditor y sabrá aportar con su labor al sistema de gestión auditado.

Adicionalmente a los requisitos de formación, el auditor debe tener cuatro habilidades en el desarrollo de su actividad.

1. Habilidad en la identificación de posibles hallazgos.

Esta es la característica que los auditados mas resaltan de los auditores. Es la  habilidad para centrarse en las actividades claves del proceso evaluado, en aquellas en las cuales el proceso  o la empresa  deben desempeñar con eficacia y eficiencia. Es centrarse en los riesgos del sistema auditado.

2.  Habilidad para Consolidar el hallazgo.

Es encontrar las evidencias que soportan el hallazgo. Es la habilidad para seguir la pista (línea) del hallazgo, en hacer las conexiones respectivas, evitar caer en distracciones o caminos que lo desconecten del hallazgo, es la destreza para analizar documentos, registros, hacer entrevistas, etc,  El manejo del tiempo es esencial en esta etapa.

3. La comunicación verbal clara y concisa del hallazgo.

Es la facilidad de comunicación verbal del auditor al auditado, una vez consolidadas y reunidas las evidencias del hallazgo. Expresar cuál es el incumplimiento, frente a qué requisito, y el criterio de auditoría con que fue evaluado.

4. La habilidad de redacción del hallazgo.

El auditor requiere informar no solo verbalmente del hallazgo, también requiere dejarlo por escrito de una forma entendible y clara, de  tal manera que la organización lo entienda correctamente cuando realice las acciones correctivas.

Los auditores deben ser competentes y necesitan programas de entrenamiento permanentemente.  Auditores competentes son esenciales para el éxito del programa de auditorias.  SGS tiene programas de formación de auditores en todos los países y un servicio de acompañamiento al desempeño de auditores denominado “SGS ON SITE”,  que consiste en el acompañamiento a los auditores internos por parte de  auditores líderes experimentados de SGS para potencializar el desempeño de los auditores internos. 

La labor de auditoría es fundamental en el funcionamiento y mejoramiento de los sistemas, y es responsabilidad de la alta dirección formar auditores competentes. Esa inversión con seguridad será recompensada con un muy buen desempeño de los sistemas de gestión.