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Cuando las organizaciones toman la decisión de embarcarse en el desarrollo y posterior implementación de un sistema de gestión, inician igualmente un camino paralelo en la gestión de proyectos. Por tanto, es necesario que se tengan en cuenta los elementos adicionales al sistema de gestión y que requiere el desarrollo de las habilidades de gerencia de proyectos en la organización, pues no son pocas aquellas que dan un manejo un tanto ligero a estos importantes temas, puesto que la popularidad y la abundancia de recursos externos tanto en documentación como consultorías, lo pueden hacer ver incorrectamente como un tema menor tal vez en su desarrollo, aunque no se perciba así en su impacto.

Se pueden igualmente plantear falsas disyuntivas del tipo “¿Qué es más importante? ¿La gente correcta o el proceso correcto?” “¿Hay un único conjunto de habilidades para el coordinador o gestor del proyecto?” “¿Es necesario hacer una gran inversión en recursos externos o lo podemos gestionar con los recursos existentes?

Como siempre no hay respuestas correctas absolutas. Hay una gran variedad dependiendo del tipo de organización, de la madurez de los procesos de la empresa, de la estructura interna y de las motivaciones para acometer el proyecto. Pero como elementos comunes: es siempre posible encontrar un equipo interno, lo suficientemente motivado y quienes ya hayan demostrado capacidades de gestión de proyectos; es imperativo el involucramiento constante y permanente de las directivas a este equipo de trabajo, que no es más que un facilitador, no los ejecutores de todas las tareas; es necesaria la asignación de recursos adicionales para complementar la formación del recurso interno y la reasignación de las responsabilidades actuales en otras personas que realmente permitan la focalización de este grupo de personas, para que puedan mantener los niveles de motivación necesarios para hacer exitoso cualquier proyecto; es altamente recomendable invertir en la consultoría externa, haciendo un especial énfasis, en que para organizaciones pequeñas con recursos más limitados, es clave que el equipo interno sea quien tenga una influencia mayor en donde son los puntos de mayor incidencia de estas consultorías. Por último, es fundamental que todo el proyecto se fundamente en un adecuado sistema de información, sin que tenga que ser imperativa la adquisición de software especializado y de alto costo; las herramientas informáticas del día a día, bien manejadas, pueden cubrir estas necesidades iniciales, con el tiempo los impactos positivos, facilitarán la migración a herramientas más sofisticadas.

Para aquellas organizaciones que aún no se aventuran en este tipo de desarrollos, pueden apuntar a sus análisis como parte de las ventajas, el ganar habilidades para la gestión de proyectos identificando recurso interno que esté en el camino correcto.

Y para aquellas que ya se decidieron y recorrieron el camino, es una buena oportunidad para aprovechar el nuevo conjunto de habilidades para evaluar el inicio de proyectos que probablemente se hayan dejado archivados porque no se contaba con el recurso humano para acometerlos.

Fuente: Ivan Rojas –SGS – Systems & Services Certification, COSMOS Project Manager